Aktuelles

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Inhaltsverzeichnis der Ausgabe 09/2018:

Alle Steuerzahler

Vermieter

Kapitalanleger

Freiberufler und Gewerbetreibende

Gesellschafter und Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften

Umsatzsteuerzahler

Arbeitgeber

Arbeitnehmer

Abschließende Hinweise

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Alle Steuerzahler

Gewinne aus dem privaten Verkauf von Champions-League-Karten sind steuerfrei

| Das Finanzgericht Baden-Württemberg hat entschieden, dass der private Verkauf von Champions-League-Finalkarten keinen steuerbaren Vorgang darstellt und ein Gewinn somit nicht zu versteuern ist. Hiermit will sich das Finanzamt jedoch nicht zufriedengeben und hat Revision eingelegt, sodass nun der Bundesfinanzhof gefragt ist. |

Sachverhalt

In ihrer Einkommensteuererklärung erklärten die Steuerpflichtigen bei den privaten Veräußerungsgeschäften die Anschaffung und den Verkauf von 2 Eintrittskarten für das Champions-League-Finale 2015 in Berlin. Sie gingen jedoch von der Steuerfreiheit des Veräußerungsgeschäfts aus und setzten somit einen Gewinn von 0 EUR an. Das Finanzamt hingegen erfasste sonstige Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften in Höhe von 2.577 EUR. Nach erfolglosem Einspruchsverfahren bekamen die Steuerpflichtigen vor dem Finanzgericht Baden-Württemberg jedoch recht.

Zunächst stellte das Finanzgericht heraus, dass kein privates Veräußerungsgeschäft im Sinne des § 23 Einkommensteuergesetz (EStG) vorliegt. Zwar betrug der Zeitraum zwischen Anschaffung und Verkauf nicht mehr als ein Jahr und die Eintrittskarten sind auch ein Wirtschaftsgut. Allerdings handelt es sich bei den Tickets um Wertpapiere – und diese hat der Gesetzgeber mit dem Unternehmensteuerreformgesetz 2008 ab 1.1.2009 aus dem Anwendungsbereich des § 23 EStG herausgenommen.

Schließlich, so das Finanzgericht, ist der Gewinn aus der Veräußerung der Eintrittskarten auch nicht als Einkünfte aus Kapitalvermögen zu versteuern.

Beachten Sie | Der Fall betraf den einmaligen Verkauf von hochwertigen Tickets. Eine andere steuerliche Beurteilung ergibt sich für Personen, die regelmäßig Tickets an- und verkaufen.

Quelle | FG Baden-Württemberg, Urteil vom 2.3.2018, Az. 5 K 2508/17, Rev. BFH Az. IX R 10/18, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202166

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Bundesregierung stellt neues Familienportal vor

| Wie viel Elterngeld steht uns zu? Wie ist der Mutterschutz geregelt? Antworten auf diese und weitere Fragen gibt das neue Familienportal unter www.familienportal.de, das vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend herausgegeben wird. |

Das Familienportal orientiert sich an den unterschiedlichen Lebenslagen von Familien, wie z. B. „Kinder und Jugendliche“ oder „Familie und Beruf“. Mit nur wenigen Klicks können Nutzer die gewünschten Informationen abrufen.

Quelle | Die Bundesregierung vom 10.7.2018: „Elterngeld & Co: Neues Portal hilft Familien“

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Schulgeld: Studiengebühren für private Hochschule keine Sonderausgaben

| Eltern können unter gewissen Voraussetzungen 30 % des Entgelts (höchstens aber 5.000 EUR) für den Schulbesuch ihres Kindes an einer Privatschule als Sonderausgaben absetzen. Entgelte für ein Studium an einer privaten Fachhochschule sind jedoch nicht abziehbar. Mit dieser Entscheidung hat der Bundesfinanzhof seine Sichtweise bestätigt, wonach Hochschulen und Fachhochschulen nicht unter den Begriff der Schule im Sinne der Vorschrift fallen. |

Quelle | BFH-Urteil vom 10.10.2017, Az. X R 32/15, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 199881

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Vermieter

Ermittlung der ortsüblichen Marktmiete bei Überlassung möblierter Wohnungen

| Bei der verbilligten Vermietung an Angehörige können Werbungskosten dennoch in voller Höhe steuermindernd geltend gemacht werden, wenn die Miete mindestens 66 % des ortsüblichen Niveaus beträgt. Liegt die Miete darunter, sind die Kosten aufzuteilen. Bei der Vermietung möblierter Wohnungen ist ein Zuschlag für die Möblierung zu berücksichtigen, wenn er sich aus einem örtlichen Mietspiegel oder aus am Markt realisierbaren Zuschlägen ermitteln lässt. Eine Ermittlung in anderer Weise kommt nach einem Urteil des Bundesfinanzhofs nicht in Betracht. |

Sachverhalt

Eheleute vermieteten ihrem Sohn eine Wohnung, die mit einer neuen Einbauküche ausgestattet war. Zudem wurden eine Waschmaschine und ein Trockner überlassen. In ihren Steuererklärungen machten die Eheleute aus der Vermietung Werbungskostenüberschüsse geltend. Sie unterließen es, für die mitvermieteten Geräte die ortsübliche Vergleichsmiete gesondert zu erhöhen, berücksichtigten die Gegenstände jedoch nach dem Punktesystem des Mietspiegels.

Das Finanzamt ging von einer verbilligten Vermietung aus, da die ortsübliche Vergleichsmiete unter Einbeziehung eines Möblierungszuschlags zu bestimmen sei. Diesen setzte es in Höhe der monatlichen Abschreibungen an.

Die hiergegen gerichtete Klage vor dem Finanzgericht Düsseldorf war letztlich nicht erfolgreich. Positiver verlief die Revision aber vor dem Bundesfinanzhof.

Ortsübliche Miete ist die Bruttomiete, d. h. die Kaltmiete zuzüglich der nach der Betriebskostenverordnung umlagefähigen Kosten. Nach der aktuellen Entscheidung ist grundsätzlich ein Möblierungszuschlag anzusetzen, da derartige Überlassungen regelmäßig mit einem gesteigerten Nutzungswert verbunden sind, die sich häufig auch in einer höheren ortsüblichen Miete niederschlagen. Zur Ermittlung der ortsüblichen Miete ist der örtliche Mietspiegel heranzuziehen. Sieht der Mietspiegel z. B. für eine überlassene Einbauküche einen prozentualen Zuschlag oder eine Erhöhung des Ausstattungsfaktors über ein Punktesystem vor, ist diese Erhöhung als marktüblich anzusehen.

Lässt sich dem Mietspiegel hierzu nichts entnehmen, ist ein am örtlichen Mietmarkt realisierbarer Möblierungszuschlag zu berücksichtigen. Kann auch dieser nicht ermittelt werden, ist auf die ortsübliche Marktmiete ohne Möblierung abzustellen.

Beachten Sie | Es kommt nicht in Betracht, einen Möblierungszuschlag aus dem Monatsbetrag der linearen Abschreibung für die überlassenen Möbel und Einrichtungsgegenstände abzuleiten. Auch der Ansatz eines prozentualen Mietrenditeaufschlags ist nicht zulässig.

Quelle | BFH-Urteil vom 6.2.2018, Az. IX R 14/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202114

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Kapitalanleger

Einmalzahlungen zur Abfindung von Kleinbetragsrenten auch vor 2018 ermäßigt zu besteuern?

| Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass Einmalzahlungen zur Abfindung von Kleinbetragsrenten vor dem 1.1.2018 nicht ermäßigt zu besteuern sind. Da diese Rechtsauffassung aber nicht abschließend geklärt ist und zudem eine Vielzahl noch offener Veranlagungen betreffen dürfte, hat das Finanzgericht die Revision zugelassen, die inzwischen beim Bundesfinanzhof anhängig ist. |

Sachverhalt

Im Streitfall hatte sich der Steuerpflichtige entschlossen, zum 1.10.2013 in Rente zu gehen und seinen Banksparplan in eine Rente umzuwandeln. Die Bank machte wegen der geringen Höhe von ihrem Recht Gebrauch, diese als Kleinbetragsrente abzuwickeln und schüttete einen Einmalbetrag aus.

Das Finanzamt und das Finanzgericht versagten dem Steuerpflichtigen die Tarifermäßigung („Fünftelregelung“) bei der Einkommensbesteuerung, da es sich insoweit nicht um außerordentliche Einkünfte handelt.

Der Streitfall ist für alle Abfindungsfälle vor dem 1.1.2018 relevant. Ab 2018 sind Einmalzahlungen zur Abfindung einer Kleinbetragsrente mittels Fünftelregelung steuerbegünstigt.

In der Gesetzesbegründung zum Betriebsrentenstärkungsgesetz heißt es hierzu: „Bei Altersvorsorgeverträgen kann eine Kleinbetragsrente förderunschädlich durch eine Einmalzahlung abgefunden werden. Dieses Recht kann sich der Anbieter eines Altersvorsorgevertrags vertraglich zusichern. Bei dieser Einmalzahlung handelt es sich daher um keine außerordentlichen Einkünfte ... Um die steuerlichen Folgen der Kleinbetragsrentenabfindung abzumildern, ist die ermäßigte Besteuerung ... nun in diesen Fällen jedoch entsprechend anzuwenden.“

Quelle | FG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 24.1.2018, Az. 7 K 7032/16, Rev. BFH Az. X R 7/18, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202733; Betriebsrentenstärkungsgesetz, BR-Drs. 780/16 vom 30.12.2016, S. 60

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Freiberufler und Gewerbetreibende

Bundesfinanzministerium konkretisiert seine Ansicht zur Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch

| Nach Meinung des Bundesfinanzministeriums stellt die Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch einen formellen Mangel dar, da im Kassenbuch lediglich Barbewegungen zu erfassen sind. Diese Ansicht hatte der Deutsche Steuerberaterverband als nicht praktikabel kritisiert. Hierauf hat das Bundesfinanzministerium nun mit einem Schreiben reagiert und seine Auffassung präzisiert. |

In der Praxis erfolgt die Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch und die EC-Zahlungen werden quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht (durchlaufender Posten).

Ende 2017 hatte der Deutsche Steuerberaterverband darauf hingewiesen, dass das Bundesfinanzministerium diese Handhabung nicht akzeptiert. Nun hat das Bundesfinanzministerium seine Sichtweise wie folgt konkretisiert:

Das Kassenbuch soll so beschaffen sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann, um eine jederzeitige Kassensturzfähigkeit herzustellen. Die steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts ist vom Einzelfall abhängig. Werden die im Kassenbuch erfassten EC-Karten-Umsätze zum Beispiel in einem weiteren Schritt gesondert kenntlich gemacht oder sogar wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto aus- bzw. umgetragen, ist weiterhin die Kassensturzfähigkeit der Kasse gegeben.

Die (zumindest zeitweise) Erfassung von EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch ist ein formeller Mangel, der bei der Gewichtung weiterer formeller Mängel im Hinblick auf eine eventuelle Verwerfung der Buchführung regelmäßig außer Betracht bleibt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Zahlungsweg ausreichend dokumentiert wird und die Nachprüfbarkeit des tatsächlichen Kassenbestands jederzeit besteht.

Quelle | BMF, Schreiben vom 29.6.2018 an den DStV, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202302; DStV „Obacht bei der Buchung von EC-Kartenumsätzen!“, Stand: 7.12.2017

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Buchführung: Ausnahmen von der Einzelaufzeichnungspflicht

| Mit Wirkung ab dem 29.12.2016 wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht gesetzlich festgeschrieben. Das Bundesfinanzministerium hat nun ein Anwendungsschreiben zu den „Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen“ veröffentlicht, in dem es auch auf die Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahmen eingeht. |

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet.

MERKE | Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, sodass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.

Nach der gesetzlichen Regelung besteht beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht. Voraussetzung: Es wird eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet.

Diese Ausnahmeregelung hat das Bundesfinanzministerium nun auf Dienstleistungen gegen Barzahlung ausgedehnt, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Der Geschäftsbetrieb muss auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt des Dienstleisters und seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein.

Beachten Sie | Einzelaufzeichnungen sind zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann.

Quelle | BMF-Schreiben vom 19.6.2018, Az. IV A 4 - S 0316/13/10005 :053, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 201924; Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, BGBl I 2016, S. 3152

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Richtsatzsammlung für 2017 veröffentlicht

| Die Finanzverwaltung hat die Richtsatzsammlung für das Kalenderjahr 2017 und die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2017/2018 bekanntgegeben. |

Die Richtsätze wurden für die einzelnen Gewerbeklassen auf der Grundlage von Betriebsergebnissen zahlreicher geprüfter Unternehmen ermittelt. Sie gelten allerdings nicht für Großbetriebe.

Die Richtsätze sind für die Verwaltung ein Hilfsmittel, um Umsätze und Gewinne zu verproben und ggf. bei Fehlen anderer geeigneter Unterlagen zu schätzen. Wurden die Buchführungsergebnisse formell ordnungsmäßig ermittelt, darf eine Schätzung in der Regel nicht allein darauf gestützt werden, dass die erklärten Gewinne oder Umsätze von den Zahlen der Richtsatzsammlung abweichen. Ist die Buchführung aber nicht ordnungsgemäß, ist der Gewinn zu schätzen, unter Umständen unter Anwendung von Richtsätzen.

Beachten Sie | Durch die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben können Warenentnahmen monatlich pauschal verbucht werden. Da die Regelung der Vereinfachung dient, sind individuelle Zu- oder Abschläge nicht zulässig.

Quelle | BMF-Schreiben vom 5.7.2018, Az. IV A 4 - S 1544/09/10001-10, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202734

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Firmenwagen: Umwelt- oder Umtauschprämie für Dieselauto mindert Anschaffungskosten

| Derzeit bieten Hersteller ihren Kunden anlässlich der Anschaffung eines Neufahrzeugs eine Umwelt- oder auch Umtauschprämie an, wenn diese ihr altes Dieselfahrzeug entsorgen lassen. Das Finanzministerium Sachsen-Anhalt hat sich nun dazu geäußert, wie diese Prämie ertragsteuerlich zu behandeln ist. |

Hintergrund: Die Prämie hat zum Ziel, dass die Kunden moderne und umweltbewusste Pkw anschaffen. Die Abwicklung der Prämie erfolgt über den Händler. Das Altfahrzeug muss ein Diesel der Abgasnormen EU 1 - 4 sein. Das Angebot richtet sich sowohl an private als auch gewerbliche Kunden.

Nach Auffassung des Finanzministeriums Sachsen-Anhalt löst die Prämie eine Minderung der Anschaffungskosten aus, was die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung mindert. Dies gilt sowohl für Fahrzeuge des Betriebs- als auch des Privatvermögens.

MERKE | Da die Finanzverwaltung nicht von einem Zuschuss ausgeht, besteht auch kein Wahlrecht, die Prämie entweder als Betriebseinnahmen anzusetzen oder die Anschaffungskosten des Fahrzeugs um die Prämie zu mindern. Bedeutsam ist dies u. a. für Unternehmen, die im Prämienjahr einen Verlust erzielen und bei denen eine Erfassung der Umwelt- bzw. Umtauschprämie als Betriebseinnahme steuergünstiger wäre.

Quelle | FinMin Sachsen-Anhalt, Verfügung vom 19.4.2018, Az. 46 - S 2171a-14

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Gesellschafter und Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften

Gesetzentwurf: Verlustuntergang bei schädlichem Beteiligungserwerb soll neu geregelt werden

| Der Verlustvortrag einer Kapitalgesellschaft fällt anteilig weg, wenn innerhalb von 5 Jahren mehr als 25 % und bis zu 50 % der Anteile übertragen werden (schädlicher Beteiligungserwerb nach § 8c des Körperschaftsteuergesetzes (KStG)). Da diese Regelung vom Bundesverfassungsgericht als verfassungswidrig eingestuft wurde, ist der Gesetzgeber zu einer Neuregelung gezwungen, die durch das „Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“ erfolgen soll. In dem nun vorgelegten Entwurf der Bundesregierung gibt es zudem Neuigkeiten zur Sanierungsklausel. |

Hintergrund

Das Bundesverfassungsgericht hat dem Gesetzgeber aufgegeben, den vorgenannten Verfassungsverstoß bis zum 31.12.2018 rückwirkend für die Zeit ab 1.1.2008 bis 31.12.2015 zu beseitigen.

Der Beschluss betrifft ausdrücklich nur den Zeitraum vor dem 1.1.2016. Für Übertragungen danach hat der Gesetzgeber die Verlustverrechnung (bereits) neu ausgerichtet. Denn nach § 8d KStG können Kapitalgesellschaften Verluste weiter nutzen, wenn der Geschäftsbetrieb nach einem Anteilseignerwechsel erhalten bleibt (fortführungsgebundener Verlustvortrag). Ob der Anwendungsbereich von § 8c KStG dadurch allerdings soweit reduziert worden ist, dass die Norm verfassungsgemäß ist, hat das Bundesverfassungsgericht nicht endgültig entschieden.

Ferner ist zu beachten, dass die Verfassungswidrigkeit des § 8c Abs. 1 S. 2 KStG (vollständiger Verlustuntergang bei schädlichen Erwerben von mehr als 50 %) vom Bundesverfassungsgericht ausdrücklich offengelassen wurde. Eine Anpassung bzw. eine Neuregelung ist in dem aktuellen Gesetzentwurf nicht enthalten.

Beachten Sie | Hier ist jedoch ein Verfahren anhängig, sodass das Bundesverfassungsgericht auch hierzu demnächst Stellung beziehen wird. Etwaige Verfahren sollten weiter offengehalten werden.

Gesetzliche Neuregelung

Nach dem Regierungsentwurf wird § 8c S. 1 KStG alte Fassung (jetzt § 8c Abs. 1 S. 1 KStG) für den Zeitraum 2008 bis 2015 ersatzlos aufgehoben. Die Regelung ist somit praktisch erst für schädliche Beteiligungserwerbe anzuwenden, die nach dem 31.12.2015 stattgefunden haben. Beteiligungserwerbe, die vor dem 1.1.2016 erfolgt sind, können gleichwohl Zählerwerbe für Zwecke des § 8c Abs. 1 S. 1 KStG sein.

Beispiel

In 2015 überträgt Gesellschafter A 15 % der Anteile an der A-GmbH auf einen neuen Gesellschafter. In 2016 verkauft er weitere 20 %. In diesem Fall gehen die Verluste/Verlustvorträge in Höhe von 35 % unter.

Sanierungsklausel

Nach dem Regierungsentwurf soll die suspendierte Sanierungsklausel (Ausnahme der Verlustbeschränkung in Sanierungsfällen) des § 8c Abs. 1a KStG wieder anzuwenden sein – und zwar rückwirkend (erstmals für den Veranlagungszeitraum 2008 und auf Anteilsübertragungen nach dem 31.12.2007).

Hintergrund: Die Europäische Kommission hatte in 2011 festgestellt, dass die Sanierungsklausel eine nicht zu vereinbarende rechtswidrige Beihilfe darstellt. Infolgedessen wurde die Sanierungsklausel bis zur Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs suspendiert. Da dieser den Beschluss der Europäischen Kommission aktuell für nichtig erklärt hat, soll die Sanierungsklausel wieder zur Anwendung gelangen.

Beachten Sie | Sind die Voraussetzungen der Sanierungsklausel erfüllt, liegt kein schädlicher Beteiligungserwerb nach § 8c Abs. 1 KStG vor.

Quelle | Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften, Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 1.8.2018; BVerfG, Beschluss vom 29.3.2017, Az. 2 BvL 6/11; anhängig BVerfG: Az. 2 BvL 19/17; EuGH-Urteile vom 28.6.2018, C-203/16 P, C-208/16 P, C-219/16 P, C-209/16 P

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Umsatzsteuerzahler

Bundesfinanzhof ändert Rechtsprechung: Vorsteuerabzug auch bei Angabe einer Briefkastenadresse

| Eine Rechnung muss die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten, damit sie zum Vorsteuerabzug berechtigt. Nach neuer Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs reicht dabei die Angabe eines Orts mit postalischer Erreichbarkeit aus. |

Sachverhalt

Im ersten Fall erwarb ein Autohändler Kraftfahrzeuge von einem Einzelunternehmer, der im Onlinehandel tätig war, ohne dabei ein Autohaus zu betreiben. Er erteilte Rechnungen, in denen er als seine Anschrift einen Ort angab, an dem er postalisch erreichbar war.

Im zweiten Fall gab eine GmbH ihren Sitz laut Handelsregistereintragung an. Tatsächlich befanden sich dort die Räume einer Anwaltskanzlei.

Die von der GmbH für die Korrespondenz genutzte Festnetz- und Faxnummer gehörte der Kanzlei, die als Domiziladresse für ca. 15 bis 20 Firmen diente. Gelegentlich nutzte ein Mitarbeiter der GmbH in der Kanzlei einen Schreibtisch.

In beiden Fällen bejahte der Bundesfinanzhof den Vorsteuerabzug. Denn nach neuer Sichtweise ist es nicht erforderlich, dass die wirtschaftlichen Tätigkeiten unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der Rechnung angegeben ist. Vielmehr reicht die Angabe eines Orts mit postalischer Erreichbarkeit aus.

Beachten Sie | Die Rechtsprechungsänderung beruht auf der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs, die auf Vorlage durch den Bundesfinanzhof ergangen ist.

Quelle | BFH-Urteil vom 21.6.2018, Az. V R 25/15, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202640; BFH-Urteil vom 21.6.2018, Az. V R 28/16, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202638; BFH, PM Nr. 42 vom 1.8.2018

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Arbeitgeber

Gewährung von Tankgutscheinen für mehrere Monate im Voraus als Steuerfalle

| Gewähren Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern Tankgutscheine für mehrere Monate im Voraus, fließt der gesamte Sachbezug bereits bei Erhalt der Gutscheine zu – und nicht erst bei Einlösung des jeweiligen Gutscheins an der Tankstelle. Das gilt auch beim Hinweis des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, pro Monat nur einen Gutschein einzulösen. Das lehrt eine Entscheidung des Finanzgerichts Sachsen. |

Sachverhalt

Im Streitfall wurden die Arbeitnehmer bei Übergabe der Gutscheine darauf hingewiesen, dass nur ein Tankgutschein monatlich eingelöst werden darf, damit die Zuwendung sozialversicherungs- und steuerfrei ist: „Als Dankeschön erhalten Sie deshalb für 8 Monate monatlich Tankgutscheine im Wert von je 44,00 EUR, das entspricht einem Gesamtwert von 352,00 EUR. Diese Warengutscheine sind ausschließlich für eine Sache, in Ihrem Fall für das Betanken Ihres Kraftfahrzeuges, zu beanspruchen. Nur in diesem Fall kommt die 44 EUR Sachbezugsgrenze ... zur Anwendung.“

Ferner gab es ein Merkblatt zum Einlösen der Gutscheine, in dem u. a. Folgendes aufgeführt war: „Hierbei ist allerdings unbedingt zu beachten, dass der Wert des einzulösenden Tankgutscheines pro Monat 44 EUR nicht überschreitet, da sonst die Sozialversicherungsfreiheit und Steuerfreiheit entfällt … Sie dürfen pro Monat immer nur einen Gutschein im Gesamtwert von maximal 44 EUR einlösen.“

Bei einer Lohnsteueraußenprüfung wurde festgestellt, dass (abgesehen von einem Ausnahmefall) entsprechend der Vorgaben verfahren worden ist. Dennoch erfolgte eine Nachversteuerung, weil der Prüfer den Gesamtbetrag der Tankgutscheine als in dem Moment als zugeflossen ansah, in dem sie dem Arbeitnehmer überreicht worden waren. Diese Ansicht bestätigte das Finanzgericht Sachsen im Klageverfahren.

Der Arbeitslohn fließt bei einem Gutschein, der bei einem Dritten einzulösen ist, mit Hingabe des Gutscheins zu. Denn der Arbeitnehmer erhält zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten. Folglich scheidet die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 EUR aus, wenn der Arbeitgeber Tankgutscheine über 44 EUR für 8 Monate im Voraus aushändigt. Die Gutscheine stellen dann normalen Arbeitslohn dar.

In seiner Urteilsbegründung stellte das Finanzgericht heraus, dass die Arbeitnehmer nicht arbeitsrechtlich verpflichtet waren, nur einen Gutschein monatlich einzulösen. Die Hinweise bezogen sich nur auf die Frage der Sozialversicherungs- und Steuerfreiheit, nicht aber auf arbeitsrechtliche Konsequenzen. Ob arbeitsrechtlich drohende Sanktionen der Annahme eines Zuflusses indes entgegenstünden, ließ das Finanzgericht ausdrücklich offen.

Beachten Sie | Das Finanzgericht hatte die Revision zugelassen. Da diese vom Arbeitgeber jedoch nicht eingelegt worden ist, ist die Entscheidung rechtskräftig.

Quelle | FG Sachsen, Urteil vom 9.1.2018, Az. 3 K 511/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202157

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Pauschalsteuer: Sachzuwendungen müssen zusätzlich zur Leistung erbracht werden

| Sachzuwendungen können nach § 37b des Einkommensteuergesetzes (EStG) nur dann pauschal versteuert werden, wenn die Zuwendungen zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung des Steuerpflichtigen erbracht werden. Mit diesem Erfordernis der Zusätzlichkeit hat sich der Bundesfinanzhof nun näher beschäftigt. |

Hintergrund: Unternehmen können die Einkommensteuer auf Sachzuwendungen an Arbeitnehmer oder Nichtarbeitnehmer mit einem Steuersatz von pauschal 30 % (zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) für den Zuwendungsempfänger übernehmen. Damit wird die Besteuerung beim Empfänger abgegolten.

Sachverhalt

Das Unternehmen (U) vertreibt Fotokameras, Objektive und Blitzgeräte. Zur Förderung des Verkaufs legte U in den Jahren 2006 bis 2010 ein Bonusprogramm auf. Zur Teilnahme berechtigt waren beratende – nicht bei U beschäftigte – Fachverkäufer sowie deren Beschäftigte. Die Bonuspunkte konnten bei einem Dritten gegen Sachprämien und Gutscheine eingelöst werden, die der Dritte dann U in Rechnung stellte. Diese Rechnungen unterwarf U der pauschalen Lohnbesteuerung in Höhe von 30 % – allerdings zu Unrecht, wie der Bundesfinanzhof schließlich befand.

Das Pauschalierungswahlrecht erfasst nur Zuwendungen, die betrieblich veranlasst sind und die beim Empfänger dem Grunde nach zu einkommensteuerbaren und -steuerpflichtigen Einkünften führen. Beide Voraussetzungen waren im Streitfall erfüllt, wobei der Bundesfinanzhof offenließ, zu welcher Einkunftsart diese Einnahmen gehören.

Ferner müssen die Zuwendungen zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung des Steuerpflichtigen erbracht werden – und daran fehlte es im Streitfall. Denn laut Bundesfinanzhof waren die Prämien das ausgelobte Entgelt für die Veräußerung bestimmter Produkte. Die Prämien stellten die allein geschuldete Leistung für den Verkaufserfolg dar.

Quelle | BFH-Urteil vom 21.2.2018, Az. VI R 25/16, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 200867

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Arbeitnehmer

Minijob: Online-Rechner zur Bestimmung des Mindesturlaubs

| Die Minijob-Zentrale hat einen Online-Rechner zur Verfügung gestellt, mit dem der Mindesturlaub im Minijob ermittelt werden kann. Diesen Rechner erhalten Sie unter www.iww.de/s1875. Bei der Eingabe ist zu unterscheiden, ob die Beschäftigung bei gleicher Anzahl von Arbeitstagen pro Arbeitswoche erfolgt oder, ob Minijobber mit unregelmäßigen Arbeitstagen pro Woche beschäftigt sind. Im zweiten Fall sind die durchschnittlichen Beschäftigungstage im Jahr anzugeben. |

Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle Urlaubstage aufzurunden (§ 5 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz). Hat ein Arbeitnehmer indes Anspruch auf Urlaub, der weniger als einen halben Urlaubstag beträgt, ist der Anspruch weder auf- noch abzurunden, sofern nicht gesetzliche, tarif- oder arbeitsvertragliche Bestimmungen Abweichendes regeln. Es verbleibt bei dem Anspruch auf den bruchteiligen Urlaubstag. Dies hat aktuell das Bundesarbeitsgericht entschieden.

Quelle | Minijob-Zentrale vom 2.8.2018 „NEU: Online-Rechner für Mindesturlaub im Minijob“; BAG-Urteil vom 23.1.2018, Az. 9 AZR 200/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 201700

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Abschließende Hinweise

Verzugszinsen

| Für die Berechnung der Verzugszinsen ist seit dem 1.1.2002 der Basiszinssatz nach § 247 BGB anzuwenden. Die Höhe wird jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Jahres neu bestimmt. |

Der Basiszinssatz für die Zeit vom 1.7.2018 bis zum 31.12.2018 beträgt -0,88 Prozent.

Damit ergeben sich folgende Verzugszinsen:

  • für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB): 4,12 Prozent
  • für den unternehmerischen Geschäftsverkehr (§ 288 Abs. 2 BGB): 8,12 Prozent*

* für Schuldverhältnisse, die vor dem 29.7.2014 entstanden sind: 7,12 Prozent.

Die für die Berechnung der Verzugszinsen anzuwendenden Basiszinssätze betrugen in der Vergangenheit:

Berechnung der Verzugszinsen

Zeitraum

Zins

vom 1.1.2018 bis 30.6.2018

-0,88 Prozent

vom 1.7.2017 bis 31.12.2017

-0,88 Prozent

vom 1.1.2017 bis 30.6.2017

-0,88 Prozent

vom 1.7.2016 bis 31.12.2016

-0,88 Prozent

vom 1.1.2016 bis 30.6.2016

-0,83 Prozent

vom 1.7.2015 bis 31.12.2015

-0,83 Prozent

vom 1.1.2015 bis 30.6.2015

-0,83 Prozent

vom 1.7.2014 bis 31.12.2014

-0,73 Prozent

vom 1.1.2014 bis 30.6.2014

-0,63 Prozent

vom 1.7.2013 bis 31.12.2013

-0,38 Prozent

vom 1.1.2013 bis 30.6.2013

-0,13 Prozent

vom 1.7.2012 bis 31.12.2012

0,12 Prozent

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Steuern und Beiträge Sozialversicherung: Fälligkeitstermine in 09/2018

| Im Monat September 2018 sollten Sie insbesondere folgende Fälligkeitstermine beachten: |

Steuertermine (Fälligkeit):

  • Umsatzsteuer (Monatszahler): 10.9.2018
  • Lohnsteuer (Monatszahler): 10.9.2018
  • Einkommensteuer (vierteljährlich): 10.9.2018
  • Kirchensteuer (vierteljährlich): 10.9.2018
  • Körperschaftsteuer (vierteljährlich): 10.9.2018

Bei einer Scheckzahlung muss der Scheck dem Finanzamt spätestens drei Tage vor dem Fälligkeitstermin vorliegen.

Beachten Sie | Die für alle Steuern geltende dreitägige Zahlungsschonfrist bei einer verspäteten Zahlung durch Überweisung endet am 13.9.2018. Es wird an dieser Stelle nochmals darauf hingewiesen, dass diese Zahlungsschonfrist ausdrücklich nicht für Zahlung per Scheck gilt.

Beiträge Sozialversicherung (Fälligkeit):

Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, für den Beitragsmonat September 2018 am 26.9.2018.

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Die oben stehenden Texte sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es jedoch notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen.

Inhaltsverzeichnis der Sonderausgabe 01/2018:

Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!

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Für Unternehmer

Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!

| Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Sonderausgabe zeigt, welche Informationen enthalten sein müssen und was wie dokumentiert werden muss. |

1. Vorbemerkungen

Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft.

Nach Rn. 151 der GoBD muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

PRAXISHINWEIS | Die Finanzämter fragen oft schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation. Aber: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Dennoch sollte umgehend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen.

Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das „Erfahrungswissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.

Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.

Beachten Sie | Die Erfahrung zeigt: KMU erreichen hierdurch deutliche Einsparungen in vielen Bereichen.

Eine Verfahrensdokumentation muss auch „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen. Vereinzelt werden auch Opportunitätsüberlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verglichen werden.

Derartige Spekulationen sind gefährlich, da Steuernachforderungen und Zinsen darauf sowie mögliche strafrechtliche Konsequenzen existenzgefährdend sein können.

3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Trotz der in den GoBD enthaltenen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation gibt es noch genügend Raum für Interpretationen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung scheint klar: Jeder Unternehmer soll seine Verfahrensdokumentation erstellen. Ob sie als geeignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer. „Sicherheit“ wird wohl erst dann vorliegen, wenn sich die Finanzgerichte mit der Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation beschäftigt haben.

Anforderungen nach den GoBD

GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141).

Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen:

Allgemeine Beschreibung der

  • Organisation des Unternehmens,
  • Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
  • Mitarbeiter-Tätigkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
  • Tätigkeitsbereiche.

Anwenderdokumentation (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme).

Bei der technischen Dokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung. Zu beantworten sind u. a. folgende Fragen:

  • Welche Software wird genutzt?
  • Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?
  • Welche Daten-Strukturen bestehen?
  • Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen?
  • Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

Gerade bei KMU überschneiden sich die Bereiche. Da jeder Beleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer DV-Systeme haben kann, also Bestandteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren vollständig und schlüssig umfassen.

Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Falls vorhanden, gehören auch Systeme wie Taxameter, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem zu den DV-Systemen.

Beachten Sie | Soweit Schnittstellen zwischen den DV-Systemen bestehen, sind diese zu beschreiben.

4. Internes Kontrollsystem

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen).

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des DV-Systems.

MERKE | Die Beschreibung des für jeden Unternehmer unverzichtbaren internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Rn. 102 der GoBD).

Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuerpflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist.

Hierzu heißt es in Rn. 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Ein IKS ist also unverzichtbar.

5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation

Seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hinweise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens.

Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Ansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme vom 7.11.1995 [BStBl I 2015, S. 738], in Kraft getreten am 14.12.1995).

Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auffassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten.

Daran ändert es auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS vom 7.11.1995 mehrfach genannt wurde. Denn weder die Finanzverwaltung noch die Unternehmer und deren Berater konnten genau beurteilen, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unternehmer mit derart einschneidenden Folgen rechnen. Im Übrigen ist selbst bei der Rechtslage seit dem 1.1.2015 derzeit nicht gewiss, was die Finanzverwaltung unter „ungenügender Verfahrensdokumentation“ im Einzelfall versteht.

Besonderes Augenmerk erlangt die Verfahrensdokumentation auch vor der ab 1.1.2018 möglichen Kassen-Nachschau.

Hintergrund: Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.

In dem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums zum Anwendungserlass zu § 146b AO (= Kassen-Nachschau) heißt es u. a. „ Auf Anforderung des Amtsträgers (ist) die Verfahrensdokumentation ... vorzulegen, ...“ Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzbeamten hiervon Gebrauch machen werden. Mögliche Folgen einer Nichtvorlage sind derzeit noch nicht bekannt.

6. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation fehlt – was tun?

Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, dürfte es zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung unter Berücksichtigung der aktuellen Abläufe im Unternehmen zu beginnen.

Hierbei kann es sehr hilfreich sein, sich auf alle vorhandenen Beschreibungen (vergleiche auch unter 2.) zu stützen und diese als Basis zu verwenden. In Betracht kommen beispielsweise:

  • 1. Vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen (in manchem nicht beachteten Ordner mit derartigen Dokumenten findet man mitunter Regelungen, an die man gar nicht mehr gedacht hat, die aber im Unternehmen immer noch gültig sind),
  • 2. Niederschrift aller mündlich erteilten und im Unternehmen „gelebten“ Organisationsanweisungen,
  • 3. von Mitarbeitern individuell erzeugte Notizen über Betriebsabläufe (z. B. als Arbeitshilfe für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen),
  • 4. Niederschriften über besondere Arbeitsabläufe,
  • 5. Heranziehung von ED–Programmbeschreibungen,
  • 6. Berücksichtigung von EDV-Bedienungsanleitungen (z. B. zum Ablauf der Datensicherung),
  • 7. Heranziehung der Sicherheitsrichtlinien und des EDV-Sicherheitskonzepts.

MERKE | Diese Liste wird je nach Unternehmen kürzer oder länger sein und auch viele nicht benötigte Informationen enthalten. Daher ist sie an den von der Finanzverwaltung geforderten Umfang einer Verfahrensdokumentation anzupassen.

Wichtig ist bei der Verfahrensdokumentation insbesondere, dass sie

  • vollständig ist,
  • klare Strukturen enthält und
  • widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeidet.

Beachten Sie | Fehlende Ablaufbeschreibungen müssen Zug um Zug erarbeitet und eingefügt werden.

7. Fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation

Sanktioniert werden kann eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation.

Es liegt immer eine Art Verfahrensdokumentation vor. Der Begriff „Fehlen“ kann sich also nur darauf beziehen, dass keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Wenn hierdurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel vor. Dieses Argument wird natürlich bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer.

Die Entscheidung liegt beim jeweiligen Betriebsprüfer. Es wird von einfacheren Fällen berichtet, in denen dem Prüfer die Abläufe mündlich erklärt wurden, sodass er seine Prüfung in angemessener Zeit durchführen konnte. Hier erfolgte dann aber auch der – unbedingt zu beachtende – Hinweis, dass bei der nächsten Prüfung eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.

Bei der Annahme einer ungenügenden Verfahrensdokumentation wird man darüber befinden müssen, ob sie – gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Erläuterungen – doch noch ausreicht.

Selbst wenn man nach bestem eigenen Ermessen eine „genügende“ Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend bezeichnet und als Folge die Buchführung verwerfen möchte.

PRAXISHINWEIS | Wie so oft im Steuerrecht kommt es auf den jeweiligen Einzelfall an. Da klare Vorgaben seitens der Finanzverwaltung fehlen, bleibt es wohl der Rechtsprechung vorbehalten, für „weitere“ Klarheit zu sorgen.

8. Rückwirkende Erstellung und Versionierung

In Rn. 154 der GoBD verlangt die Finanzverwaltung, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.

Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach sechs oder längstens nach zwölf Monaten) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden.

Bei einer Erstellung für die Vergangenheit ist zu beachten, dass formelle Mängel mit sachlichem Gewicht grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden können.

9. Die Verfahrensdokumentation muss wahr sein

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD, Rn. 151).

Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind, als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.

Daher sollte nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • 1. Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen.
  • 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe angepasst, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden.

Beachten Sie | Die Überprüfungsintervalle können nach der Einführungszeit verlängert werden.

10. Muster-Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ ist nicht möglich. Um die Prozesse verständlich darzustellen, sind schon etwas Zeit und Akribie notwendig. Zudem ist zu beachten, dass die Ausgestaltung u. a. auch von der jeweiligen Branche und der vorhandenen Digitalisierung abhängt.

Checklisten und Muster dürften aber zumindest für Arbeitserleichterung sorgen. An dieser Stelle soll exemplarisch auf zwei Muster-Verfahrensdokumentationen hingewiesen werden:

  • Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband e. V., unter www.iww.de/s343).
  • AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (erstellt durch den Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., unter www.iww.de/sl1716).

Die nachfolgende Tabelle ist ein aufbereiteter Auszug aus der AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (dort unter 3.2).

Zuständigkeiten bei der Belegablage

Das Verfahren der Belegablage ist im Kapitel ... in seinen Einzelschritten dargestellt. Im Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchführung einzelner Verarbeitungsschritte eingewiesen und autorisiert sind.

Tätigkeit

Name, Vorname *

Posteingang (konventionell in Papierform; zum digitalen Posteingang – insbesondere per E-Mail – vgl. unter ...) und Vorsortierung der relevanten Dokumente

Identifikation der Belege inkl. Prüfung auf Echtheit (buchführungs-/aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige Dokumente in Papierform als auch originär digital eingehende Dokumente)

Prüfung der eingehenden Rechnungen (insbesondere auch elektronische Rechnungen) im Hinblick auf die Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG) und im Hinblick auf die korrekte Übermittlung bei elektronischen Rechnungen (Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit)

Digitalisierung von ursprünglich im Original in Papierform eingegangenen Dokumenten

Ablage der Belege in der vorgesehenen Ordnung

Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung, insbesondere Buchung

Weitergabe und/oder Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der (Aufbereitung, Buchung und/oder Archivierung)

Archivierung der Belege nach der Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder Buchungen

Die postalische Entgegennahme, Identifikation, Ablage, Aufbereitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unternehmensinterner Vorgaben (vgl. Anlage ... ) als besonders schutzwürdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet

Die Ablage erfolgt in diesen Fällen gesondert (auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient (Verfahren, z. B. Login)). Zusätzlich sind die Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen. Der Passwortschutz wird durch [Programmname, Version] sichergestellt.

Freigabe zur Vernichtung von Papierbelegen (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Die Vernichtung der originären Papierbelege erfolgt durch (interne Stelle/externen Dienstleister)

Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Löschung der digitalen Archivbestände

* ggf. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im Unternehmen

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Die oben stehenden Texte sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es jedoch notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen.

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