Ausbildungsplatz 2019

Wir suchen zum August 2019 eine/n Auszubildende/n, die/der das Team unseres Büros bereichert.

Einen Schulabschluss (Abitur, Fachhochschulreife oder sehr guter Abschluss mit Mittlerer Reife) haben Sie schon in der Tasche - oder dieser steht kurz bevor - und Sie möchten nun die Ausbildung zur/zum Steuerfachangestellte/n absolvieren.

Wir wünschen uns eine/n engagierte/n, lernwillige/n und teamfähige/n Mitarbeiter/in mit selbständigen Arbeitsweisen und Eigeninitiativen.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen. Gern per E-Mail an folgende Adresse: info@goebel-winkelmann.de (Betreff: Bewerbung Ausbildung zum/zur Steuerfachangestellte/n)

Aktuelles

Aktuelles

Inhaltsverzeichnis der Ausgabe 10/2018:

Alle Steuerzahler

Vermieter

Freiberufler und Gewerbetreibende

Umsatzsteuerzahler

Arbeitgeber

Arbeitnehmer

Abschließende Hinweise

Zum Anfang



Alle Steuerzahler

„Patchwork-Familie“: Beim Kindergeld auf den richtigen Antragsteller achten

| Leben die Eltern eines gemeinsamen Kindes in nichtehelicher Lebensgemeinschaft zusammen und sind in deren Haushalt auch zwei ältere, aus einer anderen Beziehung stammende Kinder eines Elternteils aufgenommen, kommt es für die Höhe des Kindergelds darauf an, wer den Antrag stellt. Dies zeigt eine Entscheidung des Bundesfinanzhofs. |

Hintergrund: Das monatliche Kindergeld ist derzeit wie folgt gestaffelt: Jeweils 194 EUR für das erste und zweite Kind, 200 EUR für das dritte Kind und 225 EUR für jedes weitere Kind.

Sachverhalt

Ein Paar hatte ein gemeinsames Kind und lebte in einer nichtehelichen Lebensgemeinschaft. Im Haushalt befanden sich noch zwei ältere Kinder der Partnerin aus einer früheren Beziehung. Der Mann beantragte für das gemeinsame Kind Kindergeld. Dabei begehrte er ein erhöhtes Kindergeld, weil dieses Kind das „dritte“ Kind darstelle. Doch diesen Zählkindervorteil lehnten die Familienkasse und schließlich auch der Bundesfinanzhof ab. Begründung: Bei den älteren Kindern handelt es sich aus der Sicht des Mannes weder um leibliche noch um Adoptiv- oder Pflegekinder.

Erforderlich ist eine gesteigerte Verbundenheit zwischen dem Steuerpflichtigen und dem Kind. Und daran, so der Bundesfinanzhof, fehlt es bei einer jederzeit lösbaren Lebensgemeinschaft zwischen unverheirateten Lebensgefährten.

PRAXISTIPP | Der Zählkindervorteil hätte erreicht werden können, wenn die Frau den Kindergeldantrag für das gemeinsame Kind gestellt hätte. Für das dritte – das jüngste – Kind hätte es dann mehr Kindergeld gegeben, weil die beiden älteren Kinder leibliche Kinder der Antragstellerin waren.

Quelle | BFH-Urteil vom 25.4.2018, Az. III R 24/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202408

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Keine Grunderwerbsteuer auf Einbauküche und Markisen

| Käufer können die Grunderwerbsteuer reduzieren, wenn aus dem Kaufpreis Beträge herausgerechnet werden, die nicht die Immobilie selbst betreffen, sondern gebrauchte bewegliche Gegenstände. Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass die für das Zubehör ausgewiesenen Kaufpreise realistisch sind. Dies ergibt sich aus einer Entscheidung des Finanzgerichts Köln. |

Sachverhalt

Eheleute hatten für 392.500 EUR ein Einfamilienhaus gekauft. Im notariellen Kaufvertrag wurde vereinbart, dass 9.500 EUR auf die mitverkaufte Einbauküche und Markisen entfielen. Das Finanzamt erhob aber auch auf diesen Teilbetrag Grunderwerbsteuer, weil es den Preis für die gebrauchten Gegenstände für zu hoch hielt. Dieser Ansicht folgte das Finanzgericht Köln aber nicht.

Die in einem Kaufvertrag gesondert vereinbarten Kaufpreise sind der Besteuerung zugrunde zu legen, solange keine Zweifel an der Angemessenheit bestehen. Will das Finanzamt dies nicht akzeptieren, muss es nachweisen, dass keine realistischen Werte angesetzt worden sind.

MERKE | Als Vergleichsmaßstab sind weder die amtlichen Abschreibungstabellen noch die auf Verkaufsplattformen für gebrauchte und ausgebaute Gegenstände geforderten Preise geeignet. Führen die Inaugenscheinnahme, Fotos und weitere Angaben nach Ansicht des Finanzamts zu keiner sachgerechten Schätzung, muss ggf. ein Sachverständiger herangezogen werden.

Quelle | FG Köln, Urteil vom 8.11.2017, Az. 5 K 2938/16, rkr., unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202589; FG Köln, PM vom 20.7.2018

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Vermieter

Anschaffungsnahe Herstellungskosten auch bei ungeplanter Renovierung

| Wenn eine Mietwohnung nach dem plötzlichen Tod des Mieters unerwartet saniert werden muss, um eine Neuvermietung überhaupt erst zu ermöglichen, sind diese Aufwendungen dennoch in die schädliche 15 %-Grenze zur Überprüfung anschaffungsnaher Herstellungskosten einzubeziehen. Dies hat der Bundesfinanzhof entschieden und sich damit von einer Entscheidung aus 2017 abgegrenzt. |

Hintergrund

Anschaffungsnahe Herstellungskosten liegen vor, wenn innerhalb von drei Jahren nach dem Gebäudekauf Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchgeführt werden, deren Nettoaufwendungen 15 % der Gebäude-Anschaffungskosten übersteigen. Gesetzlich ausgenommen sind: Aufwendungen für Erweiterungen und Aufwendungen für Erhaltungsarbeiten, die jährlich üblicherweise anfallen.

PRAXISTIPP | Anschaffungsnahe Herstellungskosten wirken sich nicht im Jahr der Zahlung, sondern nur über die Gebäudeabschreibung (regelmäßig 50 Jahre) als Werbungskosten aus. Somit sollte die 15 %-Grenze innerhalb der Dreijahresfrist nach Möglichkeit nicht überschritten werden. Dies gelingt in der Regel durch zeitliche Verschiebung der Maßnahmen.


Sachverhalt

Eheleute kauften in 2012 eine vermietete Eigentumswohnung. In ihrer Steuererklärung für 2014 machten sie umfangreiche Instandhaltungsaufwendungen als sofort abzugsfähige Werbungskosten geltend. Sie waren der Ansicht, dass die Dreijahresfrist nicht gelte, da die langjährige Mieterin kurz nach dem Erwerb der Wohnung plötzlich verstorben sei. Ohne die ungeplante Sanierung wäre keine Neuvermietung möglich gewesen. Diese Argumentation war letztlich aber nicht erfolgreich.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs werden grundsätzlich sämtliche Kosten für bauliche Maßnahmen, die im Rahmen einer im Zusammenhang mit der Anschaffung eines Gebäudes vorgenommenen Sanierung anfallen, zusammengerechnet. Eine Segmentierung der Gesamtkosten bzw. isolierte Betrachtung einzelner baulicher Maßnahmen findet nicht statt.

Kosten für Instandsetzungsmaßnahmen zur Beseitigung verdeckter – im Zeitpunkt der Anschaffung des Gebäudes jedoch bereits vorhandener – Mängel sind den anschaffungsnahen Herstellungskosten zuzuordnen. Gleiches gilt für Kosten zur Beseitigung von bei der Anschaffung angelegter, aber erst nach dem Erwerb auftretender altersüblicher Mängel und Defekte.

Aufwendungen zur Beseitigung von Schäden, die im Zeitpunkt der Anschaffung nicht vorhanden und auch noch nicht angelegt waren, sondern nachweislich erst zu einem späteren Zeitpunkt durch das schuldhafte Handeln eines Dritten am Gebäude verursacht worden sind, sind hingegen nicht den anschaffungsnahen Herstellungskosten zuzuordnen.

Beachten Sie | Es kommt also darauf an, ob ein Schaden bereits beim Immobilienerwerb „angelegt“ war oder erst später – wie im Fall der Einwirkung durch Dritte – entstanden ist.

Quelle | BFH-Urteil vom 13.3.2018, Az. IX R 41/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202271; BFH-Urteil vom 9.5.2017, Az. IX R 6/16

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Freiberufler und Gewerbetreibende

Investitionsabzugsbetrag: Beim Auftragnehmer gelagerte Werkzeuge

| Wird ein Wirtschaftsgut bei einem fremden Unternehmen im Ausland gelagert, ist ein Investitionsabzugsbetrag dennoch möglich. Das gilt nach Ansicht des Finanzgerichts Niedersachsen zumindest dann, wenn die tatsächliche Gewalt über das Wirtschaftsgut innerhalb kurzer Frist wiedererlangt werden kann und damit im Einflussbereich des Betriebs verbleibt. |

Hintergrund

Für die künftige (Investitionszeitraum von drei Jahren) Anschaffung oder Herstellung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts des Anlagevermögens können Steuerpflichtige bis zu 40 % der voraussichtlichen Anschaffungs-/Herstellungskosten gewinnmindernd abziehen. Der so erzielbare Steuerstundungseffekt soll Investitionen von kleinen und mittelständischen Betrieben erleichtern.

Voraussetzung ist u. a., dass das Wirtschaftsgut mindestens bis zum Ende des dem Wirtschaftsjahr der Anschaffung oder Herstellung folgenden Wirtschaftsjahrs in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebs genutzt wird.

Vereinfachter Sachverhalt

Ein deutsches Unternehmen (UD) benötigte für die Herstellung eines neu entwickelten Produkts u. a. Kunststoffformteile, die im Spritzgussverfahren hergestellt werden. Die Spritzgussformen werden in der Produktion als „Werkzeuge” in universelle Spritzgussmaschinen eingesetzt und produzieren dann die Kunststoffformteile. Bei der Herstellung der Spritzgussformen bediente sich UD eines Unternehmens in Italien (UI). Dieses sollte später auch die Spritzgussteile liefern und demzufolge die Werkzeuge im Besitz behalten. Die neuen Werkzeuge, Konstruktionszeichnungen und Datenblätter gingen in das Eigentum der UD über.

UD machte für die Werkzeuge einen Investitionsabzugsbetrag geltend und nahm Sonderabschreibungen vor. Das Finanzamt lehnte das jedoch ab: Es bestehe eine unentgeltliche Überlassung der Werkzeuge an UI in Italien, sodass die erforderliche Nutzung in einer inländischen Betriebsstätte nicht vorliege. Doch das sah das Finanzgericht Niedersachsen anders.

Es hat keine außerbetriebliche Nutzung stattgefunden. UI hat die Werkzeuge nämlich nicht für Produkte anderer Unternehmen oder eine Eigenproduktion benutzt. Anderen Unternehmen war die Nutzung vielmehr untersagt. Das Eigentum blieb die ganze Zeit bei UD.

Es ist naheliegend, das Merkmal „Verbleiben“ nicht streng örtlich („Betriebshof”), sondern vielmehr „funktional“ aufzufassen. Die Werkzeuge waren funktional ausschließlich dem Betrieb der UD zugeordnet. UD konnte die Werkzeuge jederzeit herausverlangen, was auch vertraglich vereinbart war.

PRAXISTIPP | Da gegen diese Entscheidung inzwischen die Revision anhängig ist, sollten geeignete Fälle vorerst offengehalten werden.

Quelle | FG Niedersachsen, Urteil vom 15.5.2018, Az. 3 K 74/18, Rev. BFH Az. IV R 16/18, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202588; BMF-Schreiben vom 20.3.2017, Az. IV C 6 - S 2139-b/07/10002-02, Rz. 38

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Abzugsverbot für Schuldzinsen: Bemessungsgrundlage auf Entnahmeüberschuss begrenzt

| Der Abzug betrieblicher Schuldzinsen ist bei Überentnahmen gesetzlich beschränkt. Zur Ermittlungsweise hat der Bundesfinanzhof nun entgegen der Ansicht der Finanzverwaltung entschieden, dass die Bemessungsgrundlage auf den periodenübergreifenden Entnahmeüberschuss begrenzt ist. |

Die Ermittlung im Überblick

Die steuerrechtliche Abziehbarkeit von Schuldzinsen ist zweistufig zu prüfen: Zunächst ist festzustellen, inwieweit die Schuldzinsen überhaupt betrieblich veranlasst sind. Denn privat veranlasste Schuldzinsen sind bei Anwendung der Überentnahmeregelung nicht zu berücksichtigen. Im 2. Schritt ist dann zu prüfen, ob der Betriebsausgabenabzug wegen der Überentnahmeregelung eingeschränkt ist.

Beim Berechnungsmodus sind folgende Grundsätze zu beachten:

  • Werden Überentnahmen getätigt, dann ist ein Teil der betrieblichen Schuldzinsen nicht als Betriebsausgaben abziehbar. Eine Überentnahme ist der Betrag, um den die Entnahmen die Summe des Gewinns und der Einlagen des Wirtschaftsjahrs übersteigen.
  • 6 % dieser Überentnahmen sind als nicht abziehbare Betriebsausgaben zu behandeln. Überentnahmen der Vorjahre werden zu den laufenden Überentnahmen addiert. Unterentnahmen der Vorjahre werden von den laufenden Überentnahmen abgezogen.
  • Zinsen bis zu 2.050 EUR (Sockelbetrag) sind uneingeschränkt abziehbar.
  • Von der Abzugsbeschränkung ausgenommen sind Schuldzinsen, die aus Darlehen zur Finanzierung von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens resultieren.

MERKE | Die Einschränkung des betrieblichen Schuldzinsenabzugs ist auch bei einer Gewinnermittlung mittels Einnahmen-Überschussrechnung anzuwenden. Bei Überschusseinkünften (insbesondere Vermietung und Verpachtung) gilt die Abzugsbeschränkung jedoch nicht.

Berücksichtigung von Verlusten

Nach der Auffassung der Finanzverwaltung ist ein Verlust stets vorrangig mit Unterentnahmen zu verrechnen. Doch dies hat der Bundesfinanzhof aktuell abgelehnt und sich für folgende Vorgehensweise ausgesprochen:

  • In einem Verlustjahr darf – bei isolierter Betrachtung dieses Jahres – die Überentnahme nicht höher sein als die Entnahme und auch nicht höher als die Differenz zwischen Entnahme und Einlage. Die Überentnahme des aktuellen Wirtschaftsjahrs ist auf den Entnahmeüberschuss begrenzt. Übersteigen dagegen die Einlagen die Entnahmen, wird der Einlagenüberschuss mit dem Verlust verrechnet, sodass der Verlust die Unterentnahme dieses Jahres ggf. bis auf Null mindert.
  • Diese Grundsätze gelten auch bei der periodenübergreifenden Berechnung der Überentnahme:
  • In einem ersten Schritt sind Verluste bei Ermittlung der zu addierenden Über- und Unterentnahmebeträge in die Berechnung einzubeziehen. Rechnerisch gehen sie damit in die Überentnahme des einzelnen Wirtschaftsjahrs und auch in die Bemessungsgrundlage der Totalperiode ein.
  • Da aber ein Verlust für sich genommen keine Überentnahme begründen darf, ist in einem zweiten Schritt die Bemessungsgrundlage der nicht abziehbaren Schuldzinsen des aktuellen Jahres auf den kumulierten Entnahmeüberschuss der Totalperiode (= Entnahmen abzüglich Einlagen der Totalperiode) zu begrenzen.

PRAXISTIPP | Die Entscheidung kann in bestimmten Jahren günstiger, in anderen Jahren aber auch nachteiliger sein als der Verrechnungsmodus der Finanzverwaltung. Da es gleichgültig ist, in welchem Jahr innerhalb der Totalperiode Gewinne oder Verluste erzielt sowie Entnahmen oder Einlagen getätigt wurden, ist der Steuerpflichtige zu einer vorausschauenden Planung seiner Entnahmen auch in Gewinnjahren veranlasst, damit diese sich nicht durch spätere Verluste in Überentnahmen verwandeln.

Quelle | BFH-Urteil vom 14.3.2018, Az. X R 17/16, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 202418; BMF-Schreiben vom 17.11.2005, Az. IV B 2 -S 2144 - 50/05

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Ein-Prozent-Regel: Keine Deckelung des Privatanteils auf 50 % der Kosten

| Auch wenn die Anwendung der Ein-Prozent-Regel voraussetzt, dass der Pkw zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, ist es nach Ansicht des Bundesfinanzhofs verfassungsrechtlich nicht geboten, die Nutzungsentnahme auf 50 % der Gesamtaufwendungen für das Kfz zu begrenzen. |

Hintergrund: Entstehen einem Unternehmer für seinen Firmenwagen nur geringe Kosten, kann der private Nutzungsanteil nach der Ein-Prozent-Regel über den tatsächlichen Kosten liegen. In diesem Fall ist der private Nutzungsanteil auf die tatsächlichen Kosten begrenzt. Dies ist zwar nicht gesetzlich geregelt, wird aber von der Finanzverwaltung im Zuge einer Billigkeitsregelung praktiziert.

Im Streitfall forderte der Steuerpflichtige, den Wert der Nutzungsentnahme auf maximal 50 % der Gesamtkosten im Streitjahr zu begrenzen. Doch das lehnte der Bundesfinanzhof u. a. aus folgenden Gründen ab:

  • Jeder Steuerpflichtige kann der typisierenden Ein-Prozent-Regel durch den Nachweis des tatsächlichen Sachverhalts mittels eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs entgehen.
  • Eine teleologische Reduzierung des gesetzlichen Wortlauts durch Deckelung der Nutzungsentnahme ist nicht geboten. Das gilt unabhängig davon, dass die Finanzverwaltung im Wege der Billigkeit eine Deckelung auf 100 % der Gesamtkosten vornimmt.

Quelle | BFH-Urteil vom 15.5.2018, X R 28/15, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 203024; BMF-Schreiben vom 18.11.2009, Az. IV C 6 - S 2177/07/10004

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Künstlersozialabgabe bleibt in 2019 stabil

| Der Abgabesatz zur Künstlersozialversicherung wird auch in 2019 bei 4,2 % liegen. Eine entsprechende Verordnung wurde kürzlich im Bundesgesetzblatt verkündet. |

Grundsätzlich gehören alle Unternehmen, die durch ihre Organisation, besondere Branchenkenntnisse oder spezielles Know-how den Absatz künstlerischer Leistungen am Markt fördern oder ermöglichen, zum Kreis der künstlersozialabgabepflichtigen Personen.

Beachten Sie | Zahlungen, die an eine juristische Person (z. B. GmbH), GmbH & Co. KG, KG oder OHG erfolgen, sind nicht abgabepflichtig. Weiterführende Informationen zur Abgabepflicht und -freiheit (u. a. Geringfügigkeitsgrenze von 450 EUR) erhalten Sie unter www.kuenstlersozialkasse.de.

Quelle | Künstlersozialabgabe-Verordnung 2019 vom 23.8.2018, BGBl I 2018, 1348

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Umsatzsteuerzahler

Betreiber von Internet-Marktplätzen sollen für die Umsatzsteuer ihrer Händler haften!

| Die Bundesregierung möchte Umsatzsteuerausfälle beim Handel mit Waren auf elektronischen Marktplätzen im Internet (z. B. eBay) verhindern. Daher hat sie ein Gesetz auf den Weg gebracht, wodurch Betreiber von Internet-Marktplätzen stärker in die Verantwortung genommen werden sollen. |

Wer ist betroffen?

Ein elektronischer Marktplatz im Sinne der geplanten Vorschrift ist „eine Website oder jedes andere Instrument, mit dessen Hilfe Informationen über das Internet zur Verfügung gestellt werden, die es einem Dritten, der nicht Betreiber des Marktplatzes ist, ermöglicht, Umsätze auszuführen.“ Der Begriff ist damit sehr weit gefasst.

Betreiber ist, „wer einen elektronischen Marktplatz unterhält und es Dritten ermöglicht, auf diesem Marktplatz Umsätze auszuführen.“

Zur Sicherung des Umsatzsteueraufkommens aus Lieferungen über diese Marktplätze ist ein mehrstufiges System vorgesehen. Dabei wird zwischen professionellen Händlern und Privatanbietern unterschieden.

Pflichten der Betreiber

Betreiber werden verpflichtet, Angaben von Unternehmern, für deren Umsätze in Deutschland eine Umsatzsteuerpflicht in Betracht kommt, vorzuhalten. Dies sind:

  • Name und Anschrift des Unternehmers,
  • die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers,
  • Beginn- und Enddatum der Gültigkeit einer Bescheinigung über die steuerliche Erfassung des Unternehmers,
  • Ort des Beginns der Beförderung oder Versendung und den Bestimmungsort,
  • Zeitpunkt und Höhe des Umsatzes.

Die Bescheinigung ist vom jeweiligen Unternehmer bei seinem zuständigen Finanzamt zu beantragen und wird zeitlich befristet ausgestellt. Unternehmer, die im Drittland (z. B. China) ansässig sind, müssen zudem einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen.

Nach Einrichtung eines elektronischen Bescheinigungsverfahrens erteilt das Bundeszentralamt für Steuern dem Betreiber im Wege einer elektronischen Abfrage Auskunft über dort gespeicherte Bescheinigungen. Ab wann die elektronische Abfrage möglich sein wird, teilt das Bundesfinanzministerium durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben mit.

Beachten Sie | Bis zur Einführung des elektronischen Abfrageverfahrens ist dem liefernden Unternehmer die Bescheinigung in Papierform zu erteilen.

Registrieren sich Personen auf dem elektronischen Marktplatz des Betreibers als Privatperson, muss zusätzlich das Geburtsdatum aufgezeichnet werden. Nicht gefordert werden: Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie eine Bescheinigung.

Auf Anforderung muss der Betreiber die aufgezeichneten Daten über Unternehmer und Privatpersonen dem Finanzamt elektronisch übermitteln.

Haftung der Betreiber

Führt ein Händler die Umsatzsteuer nicht ordnungsgemäß ab, kann der Betreiber des Marktplatzes in die Haftung genommen werden, wenn die umsatzsteuerpflichtige Lieferung auf dem Marktplatz rechtlich begründet wurde.

Betreiber können eine Haftung jedoch ausschließen, wenn sie eine Bescheinigung (bzw. eine elektronische Bestätigung nach Einführung des Abfrageverfahrens) vorlegen können.

Beachten Sie | Eine Bescheinigung schützt die Betreiber aber insoweit nicht, als sie nach der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hätten Kenntnis haben müssen, dass der liefernde Unternehmer seinen steuerlichen Verpflichtungen nicht oder nicht im vollen Umfang nachkommt.

Das Finanzamt kann dem Betreiber mitteilen, dass ein Unternehmer seinen steuerlichen Pflichten nicht nachkommt, wenn andere Maßnahmen keinen unmittelbaren Erfolg versprechen. Der Betreiber haftet dann nach dem Zugang der Mitteilung, soweit das dem Umsatz zugrunde liegende Rechtsgeschäft nach dem Zugang der Mitteilung abgeschlossen wurde. Eine vorliegende Bescheinigung schützt dann nicht.

Der Betreiber haftet nicht, wenn die Registrierung auf dem elektronischen Marktplatz als Privatperson erfolgte und der Betreiber seine Aufzeichnungspflichten erfüllt hat.

Beachten Sie | Dies gilt aber dann nicht, wenn nach Art, Menge oder Höhe der erzielten Umsätze davon auszugehen ist, dass der Betreiber Kenntnis davon hatte oder nach der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hätte haben müssen, dass die Umsätze im Rahmen eines Unternehmens erbracht werden.

Erstmalige Anwendung

Die Neuregelungen sollen grundsätzlich ab 1.1.2019 in Kraft treten. Die Haftung soll jedoch bei Drittlands-Unternehmern erst ab dem 1.3.2019 bzw. bei inländischen und EU/EWR-Unternehmern ab dem 1.10.2019 greifen.

Quelle | Gesetzentwurf der Bundesregierung: Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften, BR-Drs. 372/18 vom 10.8.2018

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Arbeitgeber

Bundesfinanzhof äußert sich zur Berechnung der 44 EUR-Freigrenze bei Sachbezügen

| Gewährt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Sachbezüge in Höhe von maximal 44 EUR (brutto) monatlich, fällt hierfür keine Lohnsteuer an. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass in die Berechnung der Freigrenze Versand- und Verpackungskosten einzubeziehen sind. Ergibt sich dadurch ein Betrag von mehr als 44 EUR, ist der komplette Sachbezug lohnsteuerpflichtig. Diese Ansicht hat das Finanzgericht Baden-Württemberg in 2016 vertreten. Im Revisionsverfahren hat der Bundesfinanzhof diese Sichtweise nun wie folgt konkretisiert: |

Bei der Berechnung des Sachbezugswerts ist der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort anzusetzen. Das ist der Preis, der im allgemeinen Geschäftsverkehr von Letztverbrauchern für identische bzw. gleichartige Waren gezahlt wird.

Beachten Sie | Vergleichspreis ist grundsätzlich der günstigste Einzelhandelspreis am Markt. Markt in diesem Sinne sind alle gewerblichen Anbieter, von denen der Steuerpflichtige die konkrete Ware oder Dienstleistung im Inland unter Einbeziehung allgemein zugänglicher Internetangebote oder auf sonstige Weise gewöhnlich beziehen kann.

Es ist, so der Bundesfinanzhof, grundsätzlich nicht zu beanstanden, den Wert des Sachbezugs anhand der Kosten zu bemessen, die der Arbeitgeber seinerseits dafür aufgewendet hat. Dies gilt zumindest dann, wenn der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung aus Quellen bezogen hat, die auch Endverbrauchern zugänglich sind. Zudem müssen die Kosten um etwaige Nachlässe (etwa Mengenrabatte) bereinigt werden, die Endverbraucher nicht erhalten hätten.

Liefert der Arbeitgeber die Ware in die Wohnung des Arbeitnehmers, ist dies eine zusätzliche Leistung. Es handelt sich um einen weiteren Sachbezug, der gesondert zu bewerten ist. Eine Bereicherung kann aber fehlen, wenn der Arbeitnehmer für das Empfangene selbst nichts hätte aufwenden müssen.

Entsprechendes gilt, wenn der günstigste Einzelhandelspreis am Markt im Versand- oder Onlinehandel gefunden wird. Ist der Versand als eigenständige Leistung ausgewiesen, tritt der geldwerte Vorteil aus der Lieferung „nach Hause“ zum Warenwert hinzu.

Quelle | BFH-Urteil vom 6.6.2018, Az. VI R 32/16, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 203070

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Dienst-Elektrofahrzeuge: Neue Privilegierung geplant

| Werden Dienstwagen auch privat und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt, ist ein geldwerter Vorteil anzusetzen. Für Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, die extern aufladbar sind, soll eine neue gesetzliche Ermäßigung eingeführt werden. Konkret: Für Fahrzeuge, die vom 1.1.2019 bis zum 31.12.2021 angeschafft oder geleast werden, soll die Bemessungsgrundlage halbiert werden. Bei der Ein-Prozent-Regel wäre dann nur der halbe Listenpreis anzusetzen. |

Das bisherige Privileg (Herausrechnung der Kosten des Batteriesystems aus der Bemessungsgrundlage in bestimmter Höhe) gilt weiter – aber nur noch für Erwerbe vor 2019 und im Jahr 2022.

Quelle | Gesetzentwurf der Bundesregierung: Gesetz zur Vermeidung von Umsatzsteuerausfällen beim Handel mit Waren im Internet und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften, BR-Drs. 372/18 vom 10.8.2018

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Beitrag zur Arbeitslosenversicherung soll sinken

| Am 28.8.2018 haben sich die Koalitionspartner darauf verständigt, den Beitrag zur Arbeitslosenversicherung zu senken – und zwar wie folgt: Per Gesetz von derzeit 3,0 % auf 2,6 % zum 1.1.2019 und per befristeter Verordnung (vom 1.1.2019 bis Ende 2022) um weitere 0,1 %. Damit würde der Beitragssatz im nächsten Jahr bei 2,5 % liegen. |

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Arbeitnehmer

Werbungskosten für Homeoffice bei Vermietung an Arbeitgeber

| Vermietet der Steuerpflichtige eine Einliegerwohnung als Homeoffice an seinen Arbeitgeber für dessen betriebliche Zwecke, kann er Werbungskosten nur abziehen, wenn eine objektbezogene Prognose die Überschusserzielungsabsicht belegt. Dies hat der Bundesfinanzhof entschieden. |

Sachverhalt

Eheleute waren Eigentümer eines Gebäudes. Das Obergeschoss bewohnten sie selbst. Eine Einliegerwohnung mit Büro, Besprechungsraum, Küche und Bad/WC im Erdgeschoss vermieteten sie als Homeoffice des Ehemanns für 476 EUR monatlich an dessen Arbeitgeber. Der Mietvertrag war zeitlich an den Arbeitsvertrag und an die Weisung des Arbeitgebers gebunden, die Tätigkeit in diesen Büroräumen zu betreiben.

Die Eheleute machten einen Werbungskostenüberschuss in Höhe von 29.900 EUR geltend. Hierin waren Kosten von 25.780 EUR für die behindertengerechte Renovierung des Badezimmers mit Dusche und Badewanne enthalten. Der Bundesfinanzhof musste nun entscheiden, ob der Werbungskostenüberschuss anzuerkennen ist.

Grundsätzlich stellen die Renovierungsaufwendungen für das Badezimmer Werbungskosten dar. Denn im Streitfall handelte es sich um ein Homeoffice mit Publikumsverkehr. Wegen der im Geschäftsverkehr notwendig vorzuhaltenden sanitären Einrichtungen hatte der Arbeitgeber demnach auch das Badezimmer angemietet.

Der Bundesfinanzhof stellte ferner heraus, dass es sich um Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung und nicht um Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit handelt.

Bei einer auf Dauer angelegten Vermietungstätigkeit ist grundsätzlich und typisierend davon auszugehen, dass der Steuerpflichtige beabsichtigt, einen Einnahmenüberschuss zu erwirtschaften. Dies gilt selbst dann, wenn sich über längere Zeiträume Werbungskostenüberschüsse ergeben. Diese ständige Rechtsprechung gilt aber nur für die Vermietung von Wohnungen und nicht für die Vermietung von Gewerbeimmobilien.

Die zweckentfremdete Vermietung von Wohnraum an den Arbeitgeber zu dessen betrieblichen Zwecken hat der Bundesfinanzhof nun erstmals als Vermietung zu gewerblichen Zwecken beurteilt. Dabei berücksichtigte er auch, dass der Mietvertrag an das Bestehen des Dienstverhältnisses gekoppelt war.

Beachten Sie | Mit dieser Entscheidung hat der Bundesfinanzhof der anderslautenden Ansicht der Finanzverwaltung widersprochen. Da der Bundesfinanzhof den Fall an die Vorinstanz zurückverwiesen hat, muss diese die Einkünfteerzielungsabsicht nun anhand einer Überschussprognose feststellen.

Quelle | BFH-Urteil vom 17.4.2018, Az. IX R 9/17, unter www.iww.de, Abruf-Nr. 203021; BFH, PM Nr. 43 vom 20.8.2018; BMF-Schreiben vom 13.12.2005, Az. IV C 3 - S 2253 - 112/05

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Abschließende Hinweise

Verzugszinsen

| Für die Berechnung der Verzugszinsen ist seit dem 1.1.2002 der Basiszinssatz nach § 247 BGB anzuwenden. Die Höhe wird jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Jahres neu bestimmt. |

Der Basiszinssatz für die Zeit vom 1.7.2018 bis zum 31.12.2018 beträgt -0,88 Prozent.

Damit ergeben sich folgende Verzugszinsen:

  • für Verbraucher (§ 288 Abs. 1 BGB): 4,12 Prozent
  • für den unternehmerischen Geschäftsverkehr (§ 288 Abs. 2 BGB): 8,12 Prozent*

* für Schuldverhältnisse, die vor dem 29.7.2014 entstanden sind: 7,12 Prozent.

Die für die Berechnung der Verzugszinsen anzuwendenden Basiszinssätze betrugen in der Vergangenheit:

Berechnung der Verzugszinsen

Zeitraum

Zins

vom 1.1.2018 bis 30.6.2018

-0,88 Prozent

vom 1.7.2017 bis 31.12.2017

-0,88 Prozent

vom 1.1.2017 bis 30.6.2017

-0,88 Prozent

vom 1.7.2016 bis 31.12.2016

-0,88 Prozent

vom 1.1.2016 bis 30.6.2016

-0,83 Prozent

vom 1.7.2015 bis 31.12.2015

-0,83 Prozent

vom 1.1.2015 bis 30.6.2015

-0,83 Prozent

vom 1.7.2014 bis 31.12.2014

-0,73 Prozent

vom 1.1.2014 bis 30.6.2014

-0,63 Prozent

vom 1.7.2013 bis 31.12.2013

-0,38 Prozent

vom 1.1.2013 bis 30.6.2013

-0,13 Prozent

vom 1.7.2012 bis 31.12.2012

0,12 Prozent

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Steuern und Beiträge Sozialversicherung: Fälligkeitstermine in 10/2018

| Im Monat Oktober 2018 sollten Sie insbesondere folgende Fälligkeitstermine beachten: |

Steuertermine (Fälligkeit):

  • Umsatzsteuer (Monatszahler): 10.10.2018
  • Lohnsteuer (Monatszahler): 10.10.2018

Bei einer Scheckzahlung muss der Scheck dem Finanzamt spätestens drei Tage vor dem Fälligkeitstermin vorliegen.

Beachten Sie | Die für alle Steuern geltende dreitägige Zahlungsschonfrist bei einer verspäteten Zahlung durch Überweisung endet am 15.10.2018. Es wird an dieser Stelle nochmals darauf hingewiesen, dass diese Zahlungsschonfrist ausdrücklich nicht für Zahlung per Scheck gilt.

Beiträge Sozialversicherung (Fälligkeit):

Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, für den Beitragsmonat Oktober 2018 am 29.10.2018 (bzw. 26.10.2018 für Bundesländer, in denen der Reformationstag ein gesetzlicher Feiertag ist).

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Die oben stehenden Texte sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es jedoch notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen.

Inhaltsverzeichnis der Sonderausgabe 01/2018:

Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!

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Für Unternehmer

Eine Verfahrensdokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht!

| Wollen Unternehmen in Betriebsprüfungen keine Hinzuschätzungen riskieren, müssen sie eine Verfahrensdokumentation vorlegen können, die grundsätzlich aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwender-, einer technischen System- und einer Betriebsdokumentation besteht. Die Sonderausgabe zeigt, welche Informationen enthalten sein müssen und was wie dokumentiert werden muss. |

1. Vorbemerkungen

Dass eine Verfahrensdokumentation erforderlich ist, ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD)“. Dieses Schreiben des Bundesfinanzministeriums (14.11.2014, BStBl I 2014, S. 1450) ist bereits seit Anfang 2015 in Kraft.

Nach Rn. 151 der GoBD muss für jedes Datenverarbeitungssystem (DV-System) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

PRAXISHINWEIS | Die Finanzämter fragen oft schon bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation. Aber: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Das ist in den GoBD in der Rn. 155 ausdrücklich festgehalten. Dennoch sollte umgehend eine Verfahrensdokumentation erstellt werden, soweit dies noch nicht erfolgt ist. Denn kommt es neben formellen auch zu materiellen Beanstandungen, dürfte eine fehlende Verfahrensdokumentation „schätzungserhöhend“ wirken.

2. Mitarbeiter in die Erstellung einbeziehen

In jedem Betrieb gibt es Organisations- und Arbeitsanweisungen. In vielen kleinen und mittleren Betrieben (KMU) sind sie aber nur mündlich erteilt oder es gibt nur für bestimmte Arbeitsbereiche schriftliche Anweisungen. Häufig haben sich Mitarbeiter selbst Arbeitsorganisationen geschaffen.

Daher empfiehlt es sich immer, Mitarbeiter in die Überlegungen einzubeziehen. Sie sind es, die das „Erfahrungswissen“ in ihren Köpfen gespeichert haben. Das vorhandene Wissen ist zur Erstellung einer wirklichkeitsnahen Verfahrensdokumentation unbedingt notwendig.

Richtig umgesetzt stellt das Verlangen der Finanzverwaltung, eine Verfahrensdokumentation vorzulegen, für alle KMU eine große Chance dar. Können doch durch Prozessbeschreibungen Abläufe vereinheitlicht und vereinfacht, Strukturen und Zuständigkeiten durchdacht und schließlich schriftlich festgehalten werden.

Beachten Sie | Die Erfahrung zeigt: KMU erreichen hierdurch deutliche Einsparungen in vielen Bereichen.

Eine Verfahrensdokumentation muss auch „gelebt“ werden. Abweichungen zwischen der Beschreibung und den tatsächlichen Abläufen können nicht nur bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu erheblichen Nachteilen führen. Vereinzelt werden auch Opportunitätsüberlegungen angestellt, in denen die Wahrscheinlichkeit und mögliche Höhe einer Zuschätzung mit den Kosten zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verglichen werden.

Derartige Spekulationen sind gefährlich, da Steuernachforderungen und Zinsen darauf sowie mögliche strafrechtliche Konsequenzen existenzgefährdend sein können.

3. Wesentliche Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

Trotz der in den GoBD enthaltenen Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation gibt es noch genügend Raum für Interpretationen. Die Zielsetzung der Finanzverwaltung scheint klar: Jeder Unternehmer soll seine Verfahrensdokumentation erstellen. Ob sie als geeignet anerkannt wird, entscheidet der jeweilige Betriebsprüfer. „Sicherheit“ wird wohl erst dann vorliegen, wenn sich die Finanzgerichte mit der Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation beschäftigt haben.

Anforderungen nach den GoBD

GoBD Rn. 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

GoBD Rn. 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Belege, Unterlagen und Dokumente in Papierform sind in der Verfahrensdokumentation wie elektronische Dateien zu berücksichtigen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen (GoBD Rn. 141).

Daraus lassen sich die wesentlichen Inhalte einer Verfahrensdokumentation bestimmen:

Allgemeine Beschreibung der

  • Organisation des Unternehmens,
  • Mitarbeiter-Verantwortlichkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
  • Mitarbeiter-Tätigkeiten (z. B. für bestimmte Aufgaben),
  • Tätigkeitsbereiche.

Anwenderdokumentation (z. B. die Bedienungsanleitung für sachgerechte Nutzung der eingesetzten EDV- bzw. IT-Systeme).

Bei der technischen Dokumentation geht es um die Beschreibung der EDV-Umgebung. Zu beantworten sind u. a. folgende Fragen:

  • Welche Software wird genutzt?
  • Welche Hardware, Netzwerke, ASP- oder Cloud-Anwendungen sind im Einsatz?
  • Welche Daten-Strukturen bestehen?
  • Wie arbeiten die einzelnen EDV-Bereiche (z. B. Schnittstellen für Datenübertragungen) zusammen?
  • Wie sind Datenschutz und Datensicherung organisiert?

Bei der Erstellung der Betriebsdokumentation geht es um die Beschreibung der Belegorganisation sowie der Einhaltung der Vorgaben der Software-Programme.

Gerade bei KMU überschneiden sich die Bereiche. Da jeder Beleg Auswirkungen auf die Inhalte eines oder mehrerer DV-Systeme haben kann, also Bestandteil eines Vorsystems sein kann, müssen auch die Abläufe der Vor- und Nebensysteme beschrieben werden. Die Darstellung muss Struktur, Aufbau und Ergebnisse aller EDV-Verfahren vollständig und schlüssig umfassen.

Als DV-System im Sinne der GoBD gelten insbesondere das Hauptbuchführungssystem und die Vor- und Nebensysteme, z. B. Anlagenbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kassensysteme, Zahlungsverkehrssystem, Geldspielgeräte sowie die Behandlung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen.

Falls vorhanden, gehören auch Systeme wie Taxameter, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem zu den DV-Systemen.

Beachten Sie | Soweit Schnittstellen zwischen den DV-Systemen bestehen, sind diese zu beschreiben.

4. Internes Kontrollsystem

Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen müssen Steuerpflichtige Kontrollen einrichten, ausüben und protokollieren (z. B. Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen).

Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit, der Organisationsstruktur sowie des DV-Systems.

MERKE | Die Beschreibung des für jeden Unternehmer unverzichtbaren internen Kontrollsystems (IKS) ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Rn. 102 der GoBD).

Ein funktionierendes IKS kann auch bei Fehlerberichtigungen des Steuerpflichtigen von enormer Bedeutung sein. Hier stellt sich nämlich oft die Frage, ob eine „einfache“ Berichtigung nach § 153 der Abgabenordnung (AO) genügt oder ob eine Selbstanzeige nach § 371 AO erforderlich ist.

Hierzu heißt es in Rn. 2.6 des Anwendungserlasses zu § 153 AO: „Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann, jedoch befreit dies nicht von einer Prüfung des jeweiligen Einzelfalls.“ Ein IKS ist also unverzichtbar.

5. Zeitrahmen der Einführung einer Verfahrensdokumentation

Seit dem Inkrafttreten der GoBD, das ist der 1.1.2015, muss eine Verfahrensdokumentation vorliegen. Falsch sind vor allem im Internet verbreitete Hinweise auf Schonfristen bezüglich eines späteren Inkrafttretens.

Bei Betriebsprüfungen wird offenbar vereinzelt die Ansicht vertreten, die Verpflichtung zur Vorlage einer Verfahrensdokumentation bestehe schon seit Inkrafttreten der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme vom 7.11.1995 [BStBl I 2015, S. 738], in Kraft getreten am 14.12.1995).

Aus einer Nichtvorlage der Verfahrensdokumentation für die Zeit vor dem 1.1.2015 für den jeweiligen Unternehmer nachteilige Folgen anzunehmen, dürfte nach der hier vertretenen Auffassung eine unzulässige rückwirkende Verschärfung darstellen. Denn der im Übrigen nur die Finanzverwaltung bindende Hinweis in der Rn. 155 der GoBD (vgl. hierzu die Ausführungen unter 1.) ist erst am 1.1.2015 in Kraft getreten.

Daran ändert es auch nichts, dass der Begriff „Verfahrensdokumentation“ in den GoBS vom 7.11.1995 mehrfach genannt wurde. Denn weder die Finanzverwaltung noch die Unternehmer und deren Berater konnten genau beurteilen, was hierunter zu verstehen ist. Noch viel weniger mussten Unternehmer mit derart einschneidenden Folgen rechnen. Im Übrigen ist selbst bei der Rechtslage seit dem 1.1.2015 derzeit nicht gewiss, was die Finanzverwaltung unter „ungenügender Verfahrensdokumentation“ im Einzelfall versteht.

Besonderes Augenmerk erlangt die Verfahrensdokumentation auch vor der ab 1.1.2018 möglichen Kassen-Nachschau.

Hintergrund: Die Kassen-Nachschau ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte, u. a. im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen. Die Kassen-Nachschau erfolgt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen durch einen Amtsträger der Finanzbehörde – und zwar ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung.

In dem Entwurfsschreiben des Bundesfinanzministeriums zum Anwendungserlass zu § 146b AO (= Kassen-Nachschau) heißt es u. a. „ Auf Anforderung des Amtsträgers (ist) die Verfahrensdokumentation ... vorzulegen, ...“ Es ist damit zu rechnen, dass die Finanzbeamten hiervon Gebrauch machen werden. Mögliche Folgen einer Nichtvorlage sind derzeit noch nicht bekannt.

6. Eine schriftliche Verfahrensdokumentation fehlt – was tun?

Liegt keine schriftliche Verfahrensdokumentation vor, dürfte es zielführend sein, möglichst umgehend mit der Erstellung unter Berücksichtigung der aktuellen Abläufe im Unternehmen zu beginnen.

Hierbei kann es sehr hilfreich sein, sich auf alle vorhandenen Beschreibungen (vergleiche auch unter 2.) zu stützen und diese als Basis zu verwenden. In Betracht kommen beispielsweise:

  • 1. Vorhandene schriftliche Arbeits- und Organisationsanweisungen (in manchem nicht beachteten Ordner mit derartigen Dokumenten findet man mitunter Regelungen, an die man gar nicht mehr gedacht hat, die aber im Unternehmen immer noch gültig sind),
  • 2. Niederschrift aller mündlich erteilten und im Unternehmen „gelebten“ Organisationsanweisungen,
  • 3. von Mitarbeitern individuell erzeugte Notizen über Betriebsabläufe (z. B. als Arbeitshilfe für Urlaubs- und Krankheitsvertretungen),
  • 4. Niederschriften über besondere Arbeitsabläufe,
  • 5. Heranziehung von ED–Programmbeschreibungen,
  • 6. Berücksichtigung von EDV-Bedienungsanleitungen (z. B. zum Ablauf der Datensicherung),
  • 7. Heranziehung der Sicherheitsrichtlinien und des EDV-Sicherheitskonzepts.

MERKE | Diese Liste wird je nach Unternehmen kürzer oder länger sein und auch viele nicht benötigte Informationen enthalten. Daher ist sie an den von der Finanzverwaltung geforderten Umfang einer Verfahrensdokumentation anzupassen.

Wichtig ist bei der Verfahrensdokumentation insbesondere, dass sie

  • vollständig ist,
  • klare Strukturen enthält und
  • widersprüchliche Anweisungen oder Beschreibungen vermeidet.

Beachten Sie | Fehlende Ablaufbeschreibungen müssen Zug um Zug erarbeitet und eingefügt werden.

7. Fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation

Sanktioniert werden kann eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation.

Es liegt immer eine Art Verfahrensdokumentation vor. Der Begriff „Fehlen“ kann sich also nur darauf beziehen, dass keine schriftliche Verfahrensdokumentation vorliegt. Wenn hierdurch die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt ist, liegt kein formeller Mangel vor. Dieses Argument wird natürlich bei zunehmender Digitalisierung immer schwächer.

Die Entscheidung liegt beim jeweiligen Betriebsprüfer. Es wird von einfacheren Fällen berichtet, in denen dem Prüfer die Abläufe mündlich erklärt wurden, sodass er seine Prüfung in angemessener Zeit durchführen konnte. Hier erfolgte dann aber auch der – unbedingt zu beachtende – Hinweis, dass bei der nächsten Prüfung eine schriftliche Verfahrensdokumentation vorgelegt werden muss.

Bei der Annahme einer ungenügenden Verfahrensdokumentation wird man darüber befinden müssen, ob sie – gegebenenfalls zusammen mit ergänzenden Erläuterungen – doch noch ausreicht.

Selbst wenn man nach bestem eigenen Ermessen eine „genügende“ Verfahrensdokumentation erstellt hat, kann es vorkommen, dass der Betriebsprüfer diese als ungenügend bezeichnet und als Folge die Buchführung verwerfen möchte.

PRAXISHINWEIS | Wie so oft im Steuerrecht kommt es auf den jeweiligen Einzelfall an. Da klare Vorgaben seitens der Finanzverwaltung fehlen, bleibt es wohl der Rechtsprechung vorbehalten, für „weitere“ Klarheit zu sorgen.

8. Rückwirkende Erstellung und Versionierung

In Rn. 154 der GoBD verlangt die Finanzverwaltung, dass die Verfahrensdokumentation bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten ist.

Für die Zukunft bedeutet das, dass man sich einen Erinnerungstermin (zum Beispiel nach sechs oder längstens nach zwölf Monaten) vormerkt, zu dem die bisherige Version überprüft und gegebenenfalls durch eine neue ersetzt wird. Hierbei handelt es sich um eine Vollversion, die alle Änderungen enthält. Die bisherige Version muss, versehen mit Gültigkeitsdatum, aufbewahrt werden.

Bei einer Erstellung für die Vergangenheit ist zu beachten, dass formelle Mängel mit sachlichem Gewicht grundsätzlich nicht rückwirkend behoben werden können.

9. Die Verfahrensdokumentation muss wahr sein

Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (GoBD, Rn. 151).

Vor allem muss die Verfahrensdokumentation wahr sein. Es wäre ein großer Fehler, wenn dort Prozesse anders beschrieben sind, als sie in der Praxis ablaufen. Der Prüfer würde in einem solchen Fall wohl zu Recht einwenden können, dass er durch derartige Falschinformationen in seiner Prüfung behindert wurde.

Daher sollte nach der erstmaligen Einführung der Verfahrensdokumentation in zunächst kurzen Zeitabschnitten überprüft werden, ob alles tatsächlich so abläuft, wie es beschrieben wurde. Wenn nein, gibt es zwei Möglichkeiten:

  • 1. Die Abläufe werden an die Beschreibungen angepasst. Denn schließlich hat man sich ja bei der Erstformulierung etwas gedacht und auch vorgenommen.
  • 2. Die Verfahrensdokumentation wird an die tatsächlichen Abläufe angepasst, weil man inzwischen bessere Erkenntnisse hat. Grundsätzlich muss dann aber eine neue Version erstellt werden.

Beachten Sie | Die Überprüfungsintervalle können nach der Einführungszeit verlängert werden.

10. Muster-Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation „per Knopfdruck“ ist nicht möglich. Um die Prozesse verständlich darzustellen, sind schon etwas Zeit und Akribie notwendig. Zudem ist zu beachten, dass die Ausgestaltung u. a. auch von der jeweiligen Branche und der vorhandenen Digitalisierung abhängt.

Checklisten und Muster dürften aber zumindest für Arbeitserleichterung sorgen. An dieser Stelle soll exemplarisch auf zwei Muster-Verfahrensdokumentationen hingewiesen werden:

  • Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege (gemeinsam erarbeitet durch die Bundessteuerberaterkammer und den Deutschen Steuerberaterverband e. V., unter www.iww.de/s343).
  • AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (erstellt durch den Arbeitskreis „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V., unter www.iww.de/sl1716).

Die nachfolgende Tabelle ist ein aufbereiteter Auszug aus der AWV Muster-Verfahrensdokumentation zur Belegablage (dort unter 3.2).

Zuständigkeiten bei der Belegablage

Das Verfahren der Belegablage ist im Kapitel ... in seinen Einzelschritten dargestellt. Im Folgenden werden die Mitarbeiter benannt, die jeweils zur Durchführung einzelner Verarbeitungsschritte eingewiesen und autorisiert sind.

Tätigkeit

Name, Vorname *

Posteingang (konventionell in Papierform; zum digitalen Posteingang – insbesondere per E-Mail – vgl. unter ...) und Vorsortierung der relevanten Dokumente

Identifikation der Belege inkl. Prüfung auf Echtheit (buchführungs-/aufzeichnungspflichtige und somit aufbewahrungspflichtige Dokumente in Papierform als auch originär digital eingehende Dokumente)

Prüfung der eingehenden Rechnungen (insbesondere auch elektronische Rechnungen) im Hinblick auf die Vollständigkeit und Richtigkeit (insbesondere Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG) und im Hinblick auf die korrekte Übermittlung bei elektronischen Rechnungen (Gewährleistung der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit des Inhalts sowie der Lesbarkeit)

Digitalisierung von ursprünglich im Original in Papierform eingegangenen Dokumenten

Ablage der Belege in der vorgesehenen Ordnung

Aufbereitung der Belege für die weitere Bearbeitung, insbesondere Buchung

Weitergabe und/oder Entgegennahme/Rücknahme von Belegen an bzw. von Dritte(n) für Zwecke der (Aufbereitung, Buchung und/oder Archivierung)

Archivierung der Belege nach der Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder Buchungen

Die postalische Entgegennahme, Identifikation, Ablage, Aufbereitung und Archivierung von Dokumenten mit Belegfunktion, die laut unternehmensinterner Vorgaben (vgl. Anlage ... ) als besonders schutzwürdig gelten, ist nur folgenden Personen gestattet

Die Ablage erfolgt in diesen Fällen gesondert (auf einem eigenen Export-Datenpfad, der Zugang auf diesen ist nur diesen Personen gestattet, zur Sicherstellung dient (Verfahren, z. B. Login)). Zusätzlich sind die Dokumente individuell mit einem Passwortschutz zu versehen. Der Passwortschutz wird durch [Programmname, Version] sichergestellt.

Freigabe zur Vernichtung von Papierbelegen (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Die Vernichtung der originären Papierbelege erfolgt durch (interne Stelle/externen Dienstleister)

Freigabe zur Löschung der digitalen Archivbestände (nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist)

Löschung der digitalen Archivbestände

* ggf. Personalnummer oder Organisationseinheit bzw. Funktion im Unternehmen

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Die oben stehenden Texte sind nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt worden. Die Komplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es jedoch notwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen.

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